A Prefeitura de Palmas, por meio da Agência de Tecnologia (Agtec), contratou pela modalidade de Pregão Eletrônico, empresa especializada em fornecimento de solução de transformação digital, gestão da informação, elaboração de normativas e fornecimento de software para gerenciamento de novos e atuais processos, visando atender a toda a Administração Municipal de Palmas.

O Pregão Eletrônico Nº 109/2020 é uma Ata de Registro de Preço que teve como vencedora a empresa Ikhon – Gestão, conhecimento e Tecnologia, com sede em Brasília e clientes em todo o Brasil.

A execução do projeto contemplará 32 Unidades Gestoras da Prefeitura de Palmas, que serão beneficiadas com 100% de digitalização dos seus processos, inclusive documentos anteriores à contratação, eliminando o uso do papel e garantindo agilidade e segurança aos trâmites burocráticos.

O projeto de transformação digital de Palmas consiste em nove itens (confira a relação no final do texto), sendo um deles um software, denominado Próton, utilizado por vários órgãos do governo federal como Agência Nacional de Águas (ANA), Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL), Agência Nacional do Petróleo (ANP), as prefeituras de Manaus e de Boa Vista dentre outros.

O Governo do Estado utiliza este sistema desde 2012 para integrar toda a sua estrutura administrativa e permitir que seus processos e documentos sejam trabalhados em ambiente totalmente digital.

O Próton está substituindo, em todo o Brasil, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma plataforma desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal a 4ª Região (TRF4) em 2014, em função das limitações desse sistema no atendimento da legislação relativa a arquivos, e por causa do não atendimento de requisitos importantes para moderna gestão de uma instituição pública, como o fluxo automatizado de processos, a certificação digital de acordo com MP-2200-1, a digitalização dos documentos de forma integrada, a gestão de contratos integrada, o portal de serviços ao cidadão e outras funcionalidades.

Por se tratar de Registro de Preço, o poder público só pagará pelos itens contratados e na quantidade necessária. O valor estimado do contrato, de R$ 62,8 milhões, é previsto de ser utilizado ao longo de todo o projeto, que terá duração de 5 anos até sua implantação total.

“Palmas adota a transformação digital como estratégia para reduzir custos operacionais, tempo de espera, volume de dados, transporte, oferecer maior qualidade e segurança em seus processos, colocando a tecnologia a serviço do cidadão”, explicou o presidente da Agtec, Anderson Menezes. 

As tecnologias a serem implantadas com o projeto são: cloud computing; tecnologias mobile; Internet das Coisas; mídias sociais; GPS; interação homem-máquina; autenticação de usuários e privacidades; inteligência artificial e machine learning; sensores inteligentes; big data analytics; realidade aumentada e wearables e esquemas tridimensionais.

Relação dos itens contratados

1. Fornecimento de Sistema de Gestão Informações Documentais e Processuais baseado em SIGAD.
2. Desenvolvimento de Portal de Serviços e Balcão Virtual de Atendimento ao Cidadão.
3. Modelagem dos processos e coleta de dados para elaboração da Carta Digital de Serviços: documentação de dados relativos à serviços oferecidos ao cidadão e ao público interno administrativo em conformidade com Lei Nº 1460, de 26 de junho de 2017 para desenvolvimento de portal de serviços com função de autoatendimento. Notação na metodologia BPMN 2.0.
4. Normatização do sistema municipal de arquivos e das Comissões Permanentes de Avaliação Documental em conformidade com Decreto nº 073, de 3 de janeiro de 2002 e com a Cartilha do Conarq: Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais.
5. Elaboração dos instrumentos de gestão documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das atividades-meio (geral) e fim (para cada órgão) atendendo todos os órgãos da Prefeitura em conformidade com as normas vigentes para as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
6. Tratamento do acervo: contemplando classificação, ordenação, avaliação, higienização, destinação e identificação.
7. Digitalização do acervo prioritário conforme vigência e frequência de uso, contemplando: desmontagem, triagem, escaneamento (escala 1:1, bi-tonal, 8 bits por canal de cor, 200 dpi; PDF pesquisável – OCR); remontagem e identificação.
8. Serviços de Desenvolvimento Evolutivo e Integração entre Sistemas.
9. Serviços de Treinamento de Usuários.